En estos tiempos en los que la administración electrónica está avanzando de forma considerable y que incluso se está obligando a los ciudadanos a formar parte de ella, saber en qué caso se requiere la firma de un documento PDF es algo fundamental. Pensemos que cuando tratamos con una administración pública, si lo hacemos de forma presencial, vamos a tener que firmar aquellos documentos que enviemos a la misma. Pero cuando se trata de documentos gestionados a través de Internet, es obvio que esa presentación deberá ir acompañada de algún elemento de firma que garantice la seguridad necesaria para nosotros a la hora de procesar el documento y la solicitud que vamos a realizar.
Si no eres un experto respecto a los procesos de firma electrónica, te contamos todo lo que debes saber al respecto en nuestro artículo, donde te descubrimos desde qué es esa firma electrónica hasta los procedimientos más habituales para firmar un PDF en los casos en los que la misma es exigible para la gestión de tus documentos.
Qué es la firma electrónica
Lo primero que debemos saber es qué es la firma electrónica. A diferencia de la firma física, la firma electrónica es aquel procedimiento que permite acreditar la identidad de una persona física o de una empresa en un documento PDF o en cualquier otro tipo de documento informático. El objetivo de la firma electrónica es dar mayor seguridad a ese tipo de procedimientos y también a los usuarios que hagan uso de ellos, dado que con este proceso de firma es fácil verificar la adecuada identidad de las personas implicadas en estos trámites.
Respecto a la forma en que esta firma se plasma en los documentos, este aspecto tiene una doble vertiente. Por una parte, en el propio documento se suele incluir una indicación relativa a la firma electrónica mediante un código de verificación o algún elemento análogo. Este elemento es físico y se puede visualizar fácilmente en caso de que se imprima el documento o se procese a través de Internet. Pero, adicionalmente, también se almacena un registro relacionado con el documento y con dicha firma, por lo que en caso necesario existe un respaldo con el cual se puede garantizar la autenticidad de la firma y, en consecuencia, de los trámites pretendidos con el documento en el que la misma se plasma.
Cómo se realiza la firma electrónica
A la hora de realizar la firma electrónica existen diferentes procedimientos según la forma en que se gestionan los documentos y el carácter de los mismos. En caso de que estemos realizando alguna gestión o solicitud mediante un formulario almacenado en un archivo PDF, la propia estructura de este tipo de archivo nos permite ejecutar su firma de forma directa. Para ello basta con abrir el documento en cualquier navegador de nuestro móvil o de nuestro ordenador y elegir la opción de firmar un PDF. Se nos abrirá un cuadro de diálogo, en el que podremos dibujar nuestra firma a mano alzada o utilizando el ratón o nuestro dedo, si lo hacemos desde el móvil, y añadiendo a la misma las iniciales o nuestro nombre mediante tipografía. Como tercera opción también podemos insertar nuestra firma escaneada y almacenada en un formato de imagen compatible con esta herramienta.
La otra opción principal, especialmente cuando estamos realizando trámites con cualquier administración, es usar la herramienta Autofirma. En este caso, será la propia plataforma en la que estemos realizando el trámite la que realizará una llamada a la aplicación autofirma cuando sea el momento de firmar el documento sobre el que estamos trabajando. Para proceder a la firma de los documentos mediante esta aplicación será necesario disponer de un certificado digital y de la aplicación instalada en nuestro ordenador. La principal ventaja es que, una vez que todo funciona correctamente, el proceso es bastante sencillo y en términos legales da plena seguridad al usuario. Además, también facilita realizar varias firmas de varios usuarios en un mismo documento, lo que no siempre es fácil con el resto de opciones que hemos comentado.
Cuándo es necesario firmar un documento digitalmente
En general, la firma de un documento digital es obligatoria siempre que se presente ante una administración pública. Da igual que sea un organismo de la organización del Estado, de carácter autonómico o incluso local, ya que en todos estos casos es imprescindible que el interesado acredite su identidad y en consecuencia, firme el documento que va a presentar para que tenga efectos legales. También es altamente recomendable realizar esta firma cuando nos dirigimos a empresas, especialmente cuando implica aspectos de importancia tales como reclamaciones, solicitudes y otras cuestiones de cierta entidad.
Adicionalmente a todo lo planteado también será necesario el uso de la firma electrónica en aquellos casos en los que la ley así lo obligue. Es lo que ocurre en el caso de los empresarios que utilizan la facturación electrónica obligados por la legislación vigente y en cualquier otro supuesto análogo.
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